Mağaza sahibi kılavuzu

WhatsApp sipariş hattınızı yönetmek için bilmeniz gereken her şey, tek sayfada.

1. Nasıl çalışıyor?

Müşteriniz QR kodu okutur ya da linke dokunur, WhatsApp'ta ürünleriniz açılır. Ürünlerini seçer, konumunu paylaşır (ya da gelip alacağını söyler), ödeme yöntemini seçer. Sipariş size WhatsApp'tan fiş olarak gelir ve sipariş ekranına sesli düşer. Komisyon yok; ödemeler doğrudan size gelir.

🐾 Maması bitmeden hatırlatırız: müşterinin aldığı her mama, kum ve ödül paketinin ne zaman biteceğini tahmin ederiz (müşterinin alım aralığından, söylediğiniz "bir kediye kaç gün yeter" bilgisinden ve dostunun kilosundan). Bitmeden birkaç gün önce müşteriye WhatsApp'tan "aynısını gönderelim mi?" diye sorulur; müşteri tek dokunuşla sipariş verir, "daha var" derse tahmin düzelir. Kimin neyinin biteceğini sipariş ekranında 🐾 Müşteriler → Bitecekler'de ya da WhatsApp'ta bitecekler yazarak görürsünüz. Mağazada satış yaparken müşterinin numarasını ➕ Sipariş gir'e yazarsanız o müşteri de takibe girer.

2. Yönetici komutları

Size kayıtlı yönetici numarasından bota yazın. Kısa komutlar:

3. Günlük dille yazın

Komut ezberlemenize gerek yok; normal konuşur gibi yazın, bot anlar ve ne yaptığını size yazar:

🐾 Tür ve özellik: ürünlerinizi hangi hayvan için olduğuna (kedi, köpek, kuş…) ve özelliğine (yavru, kısırlaştırılmış, tahılsız…) göre etiketlerseniz müşteri listeyi buna göre süzebilir. Sipariş ekranında 📋 Ürünler / Stok → ✏️ içinden işaretlenir.

✍️ Müşteriler yazarak ya da sesli de sipariş verebilir: "1 kitten mama 2 kilo, 1 kedi kumu 10 litre" yazan ya da bunu söyleyen müşteriye bot siparişi ürünlerinizden bir taslak olarak gösterir; müşteri ✅ Onayla'ya basmadan siparişe dönüşmez. Fiyatı ve stoğu her zaman ürün listeniz belirler; listede olmayan bir şeyi bot eklemez, "bulamadım" der. Deneme süresince açıktır; ay içinde belli bir kullanım sınırı vardır, sınır dolarsa müşteriler butonlu listeden sipariş vermeye devam eder.

🦴 "Yanına kedi ödülü ister misiniz?" Müşteri siparişi tamamlarken bot bir kez, sepete uygun bir ürün önerir (sizin seçtiğiniz eşleşme ya da en çok birlikte satılanlar). İstemezseniz ya da öneriyi değiştirmek isterseniz petbot ekibine yazın.

⚙️ Seçenekler ve ekstralar ("Renk: kırmızı / mavi", "Mama kabı +90 TL", "Beden: S / M / L") tanımlanabilir: müşteri ürünü seçince sorulur, seçmeden sepete ekleyemez, fişte ürünün altında yazar. Sipariş ekranından ya da WhatsApp'tan yazarak tanımlayın.

Bot emin olamazsa (ör. iki çeşit kedi kumunuz varsa "kum bitti") hangisini kastettiğinizi sorar; cevap verin yeter. Yanlış bir şey olursa düzeltmesini yazmanız yeterli: "Kedi Ödülü var aslında".

🎙️ Yazmak yerine sesli mesaj da gönderebilirsiniz: "Kedi Ödülü bitti, kuş yemi 120 lira oldu" deyin. Bot önce ne anladığını yazar, sonra yaptığını bildirir. Kısa tutun (1-2 dakika).

4. Kendi botunuzu deneyin: #test

Yönetici numaranızdan #test yazın: artık müşteri gibisiniz. Listeden sipariş verin, fişin size ve sipariş ekranına nasıl düştüğünü görün. Test siparişleri 🧪 TEST olarak işaretlenir ve ciroya sayılmaz. Yönetici moduna dönmek için #admin yazın.

5. Sipariş ekranı

• Size verilen sipariş ekranı linkini mağazadaki tablet/bilgisayarda açın ve "Sipariş ekranını başlat"a basın (ses için bu gerekli). Linki kimseyle paylaşmayın; siparişleri yönetme yetkisi verir.
• Yeni sipariş gelince ses çalar; 👨‍🍳 Hazırlanıyor'a basana kadar 30 saniyede bir tekrar çalar. Hazırlanıyor'da tahmini süreyi seçin, müşteriye saatle birlikte gider. Siparişi Hazırlanıyor → Yolda → Teslim edildi olarak ilerletin; müşteriye her adımda WhatsApp'tan bilgi gider. Sipariş ekranına bakamıyorsanız aynı adımları WhatsApp'a gelen sipariş mesajının altındaki 👨‍🍳 Hazırlanıyor / 🛵 Yola çıktı / ✅ Teslim edildi / ❌ İptal düğmeleriyle de yapabilirsiniz; her basıştan sonra sıradaki adımın düğmeleri gelir.
• Üstteki düğmelerle dükkanı kapatabilir ya da siparişleri istediğiniz süre durdurabilirsiniz (15 dk-4 saat ya da yazarak). 🛵 Süre düğmesinde normal süre kalıcıdır (ör. her zaman 30 dk); geçici yoğunlukta tahmini teslimatı tek dokunuşla uzatın (ör. 60 dk, 2 saat), süre dolunca normal süreye kendiliğinden döner. Her siparişin fişini yazdırabilir, "Yeni siparişleri otomatik yazdır"ı açabilirsiniz.
• Fişin kendiliğinden çıkması için sipariş ekranı Windows bilgisayarda, kurulum ekibimizin hazırladığı "petbot Kasa" kısayoluyla açılmalı (normal Chrome sekmesinde her fişte "Yazdır" penceresi çıkar ve birinin basması gerekir). Bilgisayarı kapatmayın, uyku moduna almayın; yazıcıyı değiştirirseniz bize haber verin. Tablette fiş her seferinde elle yazdırılır.
• 📊 Rapor son 7, 30 ya da 90 günün cirosunu, en çok satan ürünleri, en yoğun saatleri ve kanal/ödeme dağılımını gösterir.
• 💵 Kasa: güne başlarken "📒 Gün sonu" penceresinden açılış nakdini girin; gün içinde gider (poşet, kargo), kasaya giriş ya da kasadan çekimi yazın. Gün sonunda kasadaki nakdi sayıp "Kasayı kapat"a basın: beklenen nakit ve fark görünür, fişe de basılır.
• 📒 Gün sonu düğmesi o iş gününün kasa raporunu gösterir ve 80 mm yazdırır (gece yarısını aşan siparişler aynı güne sayılır; gün sabah 05:00'te biter). Bu bir operasyon raporudur, mali Z raporu yerine geçmez. Raporun sonunda WhatsApp siparişleriniz bir pazaryerinden gelseydi ödeyeceğiniz yaklaşık komisyon ("💸 Komisyondan kurtulduğunuz") ve bu ayın toplamı yazar (oranı ⚙️ Ayarlar'dan değiştirebilirsiniz).
• ➕ Sipariş gir ile telefonla, mağazada ya da Trendyol/Hepsiburada/Amazon'dan gelen satışı da ekranınıza ekleyin: listeden ürün seçin ya da pazaryeri siparişinde yalnızca tutarı yazın ("Platformda ödendi"). Böylece tüm satışlarınız ve gün sonu kasanız tek ekranda olur. Bu siparişlerin müşterisine WhatsApp mesajı gitmez; numarasını yazarsanız müşteri listenize girer. Hatırlatma yalnızca onay veren müşteriye gider: müşteriye QR'ı okutup hatırlat yazmasını ve "Evet"e dokunmasını söyleyin.
• 🐾 Müşteriler ekranında Bitecekler sekmesi önümüzdeki günlerde maması / kumu bitecek müşterileri gösterir: arayabilir, "🔔 Şimdi hatırlat" ile WhatsApp'tan sorabilir, erteleyebilir ya da o ürün için hatırlatmayı kapatabilirsiniz. Müşteri listesinde her müşterinin kartı açılır: evcil hayvanları (ekleyip kaldırabilirsiniz), bitiş tahminleri ve son siparişleri.
• 🕒 İleri tarihli sipariş: açtırırsanız müşteri ödeme adımında ileri bir saat seçebilir; dükkân kapalıyken de (ör. gece) ertesi günün siparişini verir. Bu siparişler ekranın altında "🕒 İleri tarihli" başlığıyla bekler; hazırlama zamanı (teslim saatinden tahmini teslimat süresi kadar önce) gelince en üste çıkar, çalar ve fişi basılır. Telefonla gelen ileri tarihli siparişi ➕ Sipariş gir'deki saat alanıyla girin. Gün sonunda sipariş, teslim edileceği güne sayılır.
• 🛵 Kuryeler düğmesinden kuryelerinizi ekleyin. Siparişi Yolda ya da Teslim edildi yaparken kuryeyi seçin; müşteriye "Kuryemiz Ahmet getiriyor" gider. 📲 Kuryeye gönder konumu, adresi ve tahsil edilecek tutarı kuryenin WhatsApp'ına sizin telefonunuzdan iletir. Gün sonu raporunda her kuryenin getirmesi gereken para ayrıca yazar. Kuryenin numarasını girdiyseniz siparişi Yolda yapınca adres, harita ve tahsilat kuryeye bizim numaramızdan da gider; kurye ✅ Teslim ettime basınca sipariş kendiliğinden kapanır. Kurye vardiya başında numaramıza bir "merhaba" yazarsa bildirimler kesintisiz gelir.
• 💳 Ödeme hesabı ile online kart için kendi sanal POS / üye işyeri bilgilerinizi girersiniz. Kaydetmek için yönetici numarasına WhatsApp'tan gelen onay kodu gerekir; kayıtlı bilgiler ekranda bir daha gösterilmez.
• 📋 Ürünler / Stok düğmesinden ürün ekleyebilir, ✏️ ile ad, fiyat, kategori ve açıklamayı değiştirebilir, ürünü listeden kaldırabilirsiniz; değişiklik WhatsApp'a hemen yansır. Biten ürüne dokunun: WhatsApp listesinden hemen gizlenir, tekrar dokununca geri gelir. ✏️ içindeki 🐾 Tüketim ve tür bölümünde ürünün mama / kum / ödül / bakım olduğunu, paketteki miktarı (ör. 2 kg), biliyorsanız bir hayvana kaç gün yettiğini ve hangi hayvan için olduğunu işaretleyin: bitmeden hatırlatma buna göre hesaplanır. "Tükenirse yerine öner"i seçerseniz (ör. bir marka bitince muadili) ürün tükendiğinde müşteriye alternatif sorulur.
• ⚙️ Ayarlar (yalnızca yönetici) mağazanızın tüm bilgilerini değiştirir: ad, adres ve konum, çalışma saatleri (öğle arası ve gece yarısını aşan saat dahil), teslimat yarıçapı, minimum sepet, teslimat ücreti, mesafeye göre minimum sepet (ör. 2 km'ye kadar ₺150, 4 km'ye kadar ₺250 ve ₺20 ücret), tahmini süre, gel-al, ödeme yöntemleri, bitmeden hatırlatma (açık/kapalı, bitişten kaç gün önce), IBAN ve yönetici numaraları. IBAN ile yönetici numaraları, yönetici numarasına WhatsApp'tan gelen onay koduyla değişir. Değişiklik WhatsApp siparişlerine hemen yansır.
• Kasayı ilk açtığınızda adınızı ve 4-6 haneli bir yönetici PIN'i oluşturursunuz; ekran her cihazda bu PIN'le açılır, link tek başına yetmez. PIN'i unutursanız bize yazın.
• 👥 Personel ile çalışanlarınıza ayrı PIN verin. Personel siparişleri, stoğu, kasayı, müşterileri ve kuryeleri yönetir; ürün listesini değiştiremez, raporu, ayarları ve ödeme hesabını göremez. Çalışan ayrılınca "Çıkar"a basın, PIN'i hemen geçersiz olur. Vardiya değişiminde üstteki 🔒 ile ekranı kilitleyin.
• 🖨 Yazdırma ile her cihazın hangi fişi basacağını seçin: kasada tam fiş, depoda yalnızca o bölümün hazırlık fişi (fiyatsız). Yönetici aynı pencerede kategorileri bölümlere bağlar (ör. Kum → Depo).
• Tablette ya da bilgisayarda açılış ekranındaki 📲 Uygulama olarak kur ile paneli ana ekrana ekleyin: tek dokunuşla açılır, internet yokken de açılır ve açıkken ekran kararmaz. Otomatik yazdırma açıksa ekran kapalıyken gelen yeni siparişler açılışta basılır.
• Ekranı kapatıp açtığınızda yeniden "başlat"a basın. İnternet kesilirse ekran kendini 15 saniyede bir yeniler; bağlantı yarım dakikadan uzun koparsa üstte kırmızı uyarı çıkar ve uyarı sesi çalar. O sırada siparişler WhatsApp fişi olarak telefonunuza gelmeye devam eder.

5b. petbot Kasa: neyi yapar, neyi yapmaz?

• Sipariş ekranı WhatsApp, telefon, mağaza ve pazaryeri satışlarınızı, kuryeleri ve gün sonu kasanızı tek yerde toplar.
• Ekrandan basılan fişler ve gün sonu raporu operasyon fişidir, mali fiş değildir. Yasal fişinizi/faturanızı yazarkasa POS'unuzdan (ÖKC) ya da e-Arşiv sisteminizden kesmeye devam edin.
• Bir çalışanınız ayrıldıysa ya da sipariş ekranı linki başkasının eline geçtiyse petbot ekibine yazın: link yenilenir, eski link anında çalışmaz olur. Yeni linki tablette tekrar açmanız yeterli.

6. Ödemeler

• Nakit / Kapıda kart: sipariş hemen onaylanır, fiş gelir.
• Havale/EFT: müşteriye IBAN'ınız gider; müşteri dekontu gönderince sipariş onaylanır ve dekont size iletilir. Parayı hesabınızda kontrol etmeden siparişi yola çıkarmayın.
• Online kart (varsa): kendi PayTR, iyzico, Ödeal, Param, Paratika hesabınızla ya da bankanızın sanal POS'uyla (para doğrudan size geçer); ödeme alınınca fişte "✅ ONLINE ÖDENDİ" yazar.

7. Fişleriniz hep gelsin

WhatsApp, işletmelerin 24 saattir yazışmadığı numaralara serbest mesaj atmasına izin vermez. Fişlerin sorunsuz gelmesi için her gün dükkanı açarken bota bir kez durum yazın. Bunu unutursanız WhatsApp fişi gecikebilir ya da gelmeyebilir; sipariş ekranı ise siparişi her durumda gösterir.

8. Müşterinize ulaşmak

• QR afişinizi kasaya, kapıya ve poşetlere koyun; WhatsApp linkinizi Instagram profilinize ekleyin.
• Her mama paketinin yanına QR kart koymak, ikinci siparişi getiren en etkili yoldur.
• Mahalle bazlı kurallar: "Cihangir'e en az ₺200", "Kadıköy'e ₺40 kurye ücreti" gibi bölge kurallarınız varsa petbot ekibine söyleyin; haritada bölgelerinizi çizeriz. Müşteri konumunu paylaşınca bot bölgeyi bulur, o bölgenin minimumunu ve ücretini uygular; bölgelerin dışındaki adrese sipariş açılmaz.
• Kampanya / kupon: "İlk WhatsApp siparişinize %10" ya da pazaryeri kargosuna koyacağınız "TY10" gibi bir kod için petbot ekibine yazın. İndirim müşterinin ödeme özetinde ve size gelen fişte "🎁 İndirim" satırı olarak görünür; toplam indirimli tutardır. Kod için A4'e 4 adet basılan poşet broşürü de hazırlarız: QR okutulunca kod hazır gelir. Broşürü pazaryeri siparişinin kutusuna koymak pazaryeri sözleşmenize aykırı olabilir, önce kontrol edin.
• ParaPuan / damga kartı: isterseniz teslim edilen her siparişin %X'i müşterinin cüzdanına ParaPuan olarak yazılır ya da her siparişe bir damga verilir, örneğin 10. siparişte ₺150 sizden (ya da "10. kum bizden"). Müşteri bunu teslim mesajında görür, sonraki siparişte ödeme adımında "💰 ParaPuan" ile kullanır; fişinizde "💰 ParaPuan" satırı çıkar, toplam ParaPuan düşülmüş tutardır. İptal ettiğiniz siparişte harcanan ParaPuan müşteriye geri yüklenir. Açmak için petbot ekibine yazın.
• Müdavimler: daha önce sipariş veren müşteri karşılamada "🔁 Son siparişi tekrarla" görür; adreslerini "Ev" / "İş" olarak kaydedip tek dokunuşla seçer. Tükenen ürün sepete girmez, fiyatlar her zaman güncel listenizden gelir.
• Memnuniyet: teslimden yaklaşık 45 dakika sonra bot müşteriye 1-5 puan sorar. 1-2 puan gelirse size hemen "😟 Mutsuz müşteri" mesajı gelir (numarasıyla); arayıp gönlünü almak müşteriyi geri kazandırır. Google yorum linkinizi petbot ekibine verirseniz puana bakılmadan her müşteriye aynı şekilde gösterilir.

Paketiniz

Temel paket WhatsApp sipariş hattını, bitmeden hatırlatmayı ve müşteri takibini, sipariş ekranını (Kasa), gün sonunu ve yönetici komutlarını kapsar. Kurye, online kart, kampanya/kupon, ParaPuan, memnuniyet anketi, teslimat bölgeleri ve yazılı/sesli AI sipariş ek modüldür; kurulumdaki test gününde hepsini deneyebilirsiniz. Paketinizde olmayan bir düğme ekranda görünmez; ⚙️ Ayarlar'da "📦 Paketiniz" bölümü açık ve kilitli modülleri gösterir. Eklemek için satış temsilcimizle iletişime geçin.

Sorun mu var?

Bot cevap vermiyorsa, sipariş düşmediyse ya da ürün listenizde toplu değişiklik gerekiyorsa petbot ekibine yazın; hangi müşteri numarası ve hangi saat olduğunu söylemeniz yeterli.